Upute za nadogradnju programa Sobe za Euro (I faza 05.09.2022)
Ukoliko posjedujete srednje znanje rada na računalu program možete nadograditi i sami slijedeći proceduru ili možete pokrenuti program Teamviewer i nazvati korisničku podršku od 08-16 sati.
– Potrebno je otvoriti moje računalo i lokaciju C:/QSoft/sobe
– Označiti datoteku SobeData.accdb i pritisnuti tipke CTRL + C i CTRL + V kako bi se napravila sigurnosna kopija
– Označiti datoteku Sobe.accdb i desnom tipkom miša odabrati Rename i upisati SobeKN
– Skinuti datoteku Sobe.acdb i spremiti ju u folder C:/QSoft/Sobe
– Pokrenuti program i provjeriti na bilo kojem računu da li postoji fiskni tečaj konverzije i iznos u Eurima
– U slučaju da bilo što ne štima ili imate više programa na jednom računalu obavezno nazvati korisničku podršku
Prije korištenja programa Sobe preporuča se upoznavanje sa sustavom eVisitor. U sustav eVisitor možete se prijaviti na adresi www.evisitor.hr sa korisničkim imenom (OIB) i lozinkom koju ste dobili od svoje turističke zajednice.
Nakon toga potrebno je sa TAN liste koju ste također dobili od turističke zajednice upisati broj iz traženog stupca i retka:
Na izborniku objekti obavezno provjeriti točnost podataka i usporediti da li šifra objekta odgovara onom upisanom u program sobe. Ujedno provjeriti i da li je otvorena nova godina tj. 2019.
Prijava gostiju
Novosti prilikom upisa gostiju su slijedeće:
Sva podcrtana polja su obavezna.
Obavezna polja Ime i prezime.
Srednje ime nije obavezno
Obavezno polje Država prebivališta i mjesto prebivališta. Za strane goste je moguće upisati ali se najčešće odabire “Nepoznato” mjesto prebivališta, a za domaće goste obavezan je odabir sa izbornika gradova. Adresa prebivališta nije obavezan podatak.
Država rođenja je obavezan podatak. Mjesto rođenja nije obavezno. Datum rođenja i spol su obavezni podaci. Vrsta gosta je obavezan podatak. Državljanstvo je obavezan podatak. Vrsta isprave i broj isprave su obavezni podaci.
Smanjen je šifarnik isprava a neke se dodane (npr. Zdravstvena iskaznica) Obavezan podatak je datum i vrijeme dolaska te pretpostavljeni datum i vrijeme odlaska gosta. Mjesto i datum ulaska u zemlju više nisu obavezni podaci
Voditi računa da i ostali gosti dolje u tablici također imaju sve obavezne podatke upisane.
Dakle prvo se upisuje nositelj računa a onda u donju tablicu ostali gosti koji su s njim. Zadnji red sa * je za upis slijedećeg gosta i on već nudi neke podatke prethodnog gosta (državljanstvo, država rođenja…) tako da se to polje samo prijeđe sa Enter.
Račun
U računu tj. odjavi gostiju nema nekih novosti osim što je dodan popust (starije verzije ga nisu imale). Popust se može unijeti u polju popust ili duplim klikom na popust možete unijeti željenu izlaznu cijenu a program izračuna popust.
Prijava na eVisitor
Na pregledu eVisitor prikazani su svi gosti koji nisu prijavljeni i/ili odjavljeni, Klikom na Prijava na eVisitor program radi provjeru svih polja te u slučaju neispravnih podataka javlja poruku o grešci. Ukoliko postoji greška (npr. nema datuma rođenja ili je neispravan) potrebno je vratiti se na prijavu i ispraviti grešku. Ukoliko je sve ispravno kreirat će se datoteka za eVisitor. Datoteka je oblika šifra objekta-godina mjesec dan- sat i minuta _P.xml. Slovo P znači da se radi o prijavi gostiju. Ako se radi odjava datoteka odjave će samo imati slovo O na kraju.
Nakon toga potrebno je otvoriti sustav eVisitor te na izbornik Turisti > Prijava turista odabrati Prijava putem datoteke.
Otvoriti folder C:\Qsoft\Sobe i sa popisa odabrati zadnju datoteku prema datumu i vremenu. Ako se program koristi za dva ili više objekata voditi računa za koji objekt se odabire zadnja datoteka. Prvi broj u nazivu datoteke označava šifru objekta zatim datum (godina, mjesec, dan) i vrijeme kreiranja datoteke
Važno: Ukoliko se prijavljuje manje od deset gostiju svi će biti učitani u formu te je potrebno na kraju kliknuti na Prijavi.
Prvo će se prikazati poruka da su gosti učitani
Nakon toga je potrebno obavezno kliknuti na Prijavi
Ukoliko je više od deset gostiju sustav će samo javiti da su gosti uspješno prijavljeni.
NAJVAŽNIJE: Ako su svi gosti uspješno prijavljeni u programu Sobe je potrebno kliknuti Uspješna prijava
Ako prijava nije prošla i na e-visitoru ste dobili poruku o pogrešci potrebno je ispraviti pogrešku i ponoviti postupak kreiranja datoteke i slanja na e-visitor. Ovo je bitno jer ukoliko gosti nisu označeni kao prijavljeni prilikom slijedeće prijave sustav eVisitor će javljati grešku da su gosti već prijavljeni. Ako je bilo što neispravno sustav će također javiti grešku nekad u razumljivom obliku a nekad baš i ne. Ukoliko niste sigurni u čemu je pogreška najbolje je da sa tipkom PrtScr snimite ekran i pošaljete nam mailom (sa Ctrl+V „zalijepite“ u mail) na info@vuki.hr.
Odjava na eVisitor
Sustav eVisitor ima dvije mogućnosti odjave gosta. Jedna mogućnost je automatska odjava prilikom prijave, a druga da se gost mora odjaviti kad odlazi. Odluka koju će opciju iznajmitelj odbrati je osobni izbor. U većini slučajeva koristi se automatska odjava.
Automatska odjava
Ako se želi raditi automatska odjava potrebno je aktivirati opciju u sustavu eVisitor na izborniku Objekti – Karakteristike objekta – Uredi te uključiti opciju Automatska odjava turista. U tom slučaju nakon uspješne prijave gosta potrebno je u programu Sobe samo kliknuti i na Automatska odjava da se gosti označe kao odjavljeni.
Kada se koristi automatska odjava potrebno je u programu Sobe povremeno napraviti datoteku odjave kao bi se gosti maknuli sa popisa za prijavu.
Ručna odjava
Ako se radi ručna odjava program Sobe će kreirati datoteku odjave samo za one goste kojima je datum i vrijeme manje od trenutka izrade datoteke. Datoteka će također imati oblik šifra objekta-godina mjesec dan- sat i minuta _O.xml gdje slovo O na kraju označava da se radi o odjavi. Datoteka se učitava na Turisti – Odjava turista – Prijava putem datoteke.
Kontrola
Popis svih gostiju nalazi se na Turisti – Popis turista. Cjelokupni popis može se preuzeti za svaku godinu u više formata kao npr Excel, PDF, XML i sl. U budućim verzijama programa Sobe moći će se raditi kontrola gostiju upisanih u program i prijavljenih u sustav eVisitor. Za kontrolu će biti potrebno napraviti export podataka u XML datoteku koja će se učitati u program Sobe te se može vršiti kontrola.
